Rutinní administrativa vám ubírá mnoho času a energie, jenže je nutné ji mít v pořádku? Hledáte nového kolegu a už v inzerátu chcete vystihnout podstatu osobnosti, míru zkušeností a podobnou pracovní morálku? 🙂 Raději se osobně věnujete klientovi při plánování strategií než konečným nabídkám a smlouvám?
Přemýšleli jste alespoň jednou nad podobnými otázkami? Chcete se věnovat opravdové podstatě své práce? Mám pro vás snadné řešení. Delegujte pro vás nudnou a otravnou práci na někoho, pro koho je to zábavou a koníčkem.
Důležité, co chci tímto článkem vyzdvihnout, je skutečnost, že virtuální asistenti nezpracovávají pouze administrativu a zajišťování kancelářských potřeb. Mezi asistenty můžeme zařadit spoustu profesionálů ve svém oboru a není tedy na místě virtuální asistenty „škatulkovat“. 🙂 Níže si vyberte odvětví, ve kterém může i vám virtuální asistentka či asistent pomoci.
1) Administrativa
Jako první se samozřejmě nabízí běžná administrativa – úprava smluv, tvorba dotazníků, korektura textu, vyhotovení tabulek, grafů či analýz. Můžeme zde také zařadit plánování pracovních cest, osobních schůzek či samotného diáře. V aktuální době podcastů můžete využít i přepisy z mluveného slova na textovou podobu, aby si každý posluchač a čtenář přišel na své.
2) Marketing
Poslední dobou mi připadá, že marketingu se dnes věnuje (na profesionální úrovni) každý druhý podnikatel. Musíme si ale přiznat, že je toto odvětví velmi rozsáhlé a není marketing jako marketing a najít opravdového profesionála je někdy velmi těžké. Nicméně v tomto oboru můžete využít služeb v přípravě marketingové strategie, grafického zpracování propagačních materiálů či firemního loga, SEO, PPC, kalkulace reklamy a v neposlední řadě copywriting, na kterém u dobré strategie záleží nejvíce. Nesmím ale opomenout i analýzy reklam či klíčových slov.
3) Sociální sítě
Samostatnou skupinu se zaslouží zmínit i sociální sítě. Ať už využíváte pouze Facebook, Instagram, LinkedIn či Twitter je důležité být vidět a udržovat kontakt s klienty pokud možno na všech dostupných kanálech. Jak ale všichni víme, sítě jsou žrouti času a vždy se najdou důležitější aktivity. Doporučuji tedy tento úkol nechat na odbornících a věřím, že brzy uvidíte výsledky. Mezi služby řadíme například pravidelné vytváření a plánování příspěvků, analýzy návštěvnosti, správu reklam, grafické a obsahové zpracování profilu či komunikaci s fanoušky a potencionálními zákazníky.
4) Správa webů a e-shopů
Podnikatelé či společnosti, které nemají své webové stránky (popř. e-shop) jakoby neexistovali. Kde ale vzít čas na psaní blogu, aktualit či nových výrobků? Není nic jednoduššího než tuto práci delegovat. Můžete si nechat vytvořit celé nové stránky či e-shop, nechat si vytvořit katalog zboží a pravidelně ho aktualizovat nebo si přeložit stránky do dalších cizích jazyků. Asistent také může řešit reklamace, spravovat objednávky či navrhovat zlepšováky a novinky.
5) Účetnictví a finance
Jeden z mých oblíbených oborů je právě účetnictví a správa financí. Můj malý matematik v hlavě si pohraje s čísly a vyřeší kdejaké záhady. 🙂 Když pomineme účtování jako takové, tak zde můžete najít podporu ve fakturaci, přípravě dokumentů pro daňové poradce, tvorbu objednávek nebo přepravních a finančních dokladů, kontrola a upomínání splatnosti faktur a vytváření statistik či grafů. V oblasti financí (např. investiční a finanční poradci) se může jednat o grafické zpracování portfolia, rešerše trhu, plánování schůzek s klienty či porovnávání služeb a nabídek.
6) Zákaznická péče
O komunikaci se zákazníky a klienty tady již padlo nějaké to slůvko u sociálních sítí. To ale zdaleka není vše. Dnes si chce každý udržet svého klienta a zákazníka, jsou to přeci jen lidé, bez kterých by obchod nefungoval. Je tedy důležité ve vlastním zájmu udržovat pravidelný kontakt a přinášet do spolupráce nové a nové věci. Virtuální asistent se může o vše postarat. Ať už je to telefonická či e-mailová podpora, on-line zákaznická podpora, správa firemního e-mailu či tvorba newsletterů, hledání nových zákazníků a vyřizování reklamací.
7) Personalistika
HR je oblast, ve které vám velmi ráda pomohu a patří mezi mé nejoblíbenější. Ať už hledáte nového kolegu nebo potřebujete pomoci s personální agendou vždy je lepší tuto práci přenechat někomu, kdo se v tomto světě pohybuje. Můžete tedy využít služby například inzerce na míru, selektování životopisů, plánování pohovorů a prvotní screening uchazeče, tvorba pracovních smluv, vedení evidence, organizování školení či průzkum spokojenosti zaměstnanců a kolegů.
Využívat služeb VA se určitě vyplatí, ať už z finančních důvodů, tak i z odbornosti. V případě, že jste nenašli obor, ve kterém vy potřebujete uvolnit ruce a hlavu, tak mě kontaktujte. Probereme všechny možnosti nebo vás ráda propojím s kolegy v oboru.
