Blog

Spočítali jste si někdy kolik času denně strávíte tříděním e-mailů? 30 minut? Hodinu? 2 hodiny? Nebo snad více?!

Zatímco e-mail nám má usnadnit komunikace, mám podezření, že se někdy stává kontraproduktivním nástrojem. Správou mailů trávíme tolik času, že běžně zapomínáme na to důležité, co jsme chtěli během dne udělat. Jsou vám tyto situace povědomé?

• Stále aktualizujete doručenou poštu, i když jste zprávy zkontrolovali za posledních 5 minut asi třikrát? Jednoduše se bojíte, že promeškáte důležitou zprávu?

• Trávíte každý den mnoho času správou svých e-mailů? Například prohledáváním staré pošty, tříděním, organizováním a mazáním neaktuálních zpráv?

• Vnímáte vaše maily jako prioritu na rozdíl od toho abyste se věnovali skutečné podstatě vaší práce?

• Na konci dne si říkáte, že jste vlastně nic neudělali a v poště máte ještě více zpráv, než když jste začali s promazáváním?

  

  E-mail je pouze nástroj, který vám umožní dělat vaši práci a pomáhá v komunikaci. Nenechte se jím ovládnout a využijte několik tipů, které vám pomohou se zaměřit na to důležité.

   

  1. Zpracovávejte svou poštu pouze jednou (dvakrát) denně

     I když si několikrát denně kontroluji poštu, abych byla v obraze, hned e-maily nezpracovávám. Dělám to je jednou denně a v konkrétní čas. Pokud jste typ člověka, kterému přijde denně 200 zpráv, tak se poště věnujte například ráno a večer. Vyhraďte si denní časový úsek na správu. Pokud všechny maily nestihnete zpracovat za jeden den, pokračujte až ten další. Upřednostněte ty důležitější a zbytek vypusťte (tip č. 3). V případě, že je vaše práce závislá na e-mailech, které si vyžadují vaši reakci ihned, není nic jednoduššího, než si k důležitému kontaktu přiřadit prioritu a upozornění.

  2. Pro krátké zprávy využívejte komunikátory

     Posíláte si s kolegy nebo klienty denně i třeba 20 zpráv? Nebylo by lepší místo e-mailu požívat komunikátory k tomu určené? Samozřejmě, že bylo a teď nemluvím o Messengeru nebo Whatsappu (ty si ponechte pro přátelé). Dnes v době aplikací je tolik možností a je škoda toho nevyužít. Každému bude vyhovovat něco jiného, ale ráda bych zmínila například Slack (můžete si nastavit jednotlivé kanály a komunikovat s jednotlivými týmy), Microsoft Teams (výhodou je synchronizace s kalendářem a součástí je funkce docházky), Basecamp (lze si vytvářet jednotlivé úkoly v rámci týmu, následně je trackovat, přiřazovat a určit deadliny) a v neposlední řadě všem známý Skype nebo Hangouts.

  3. Pravidlo 80/20 – upřednostněte 20% e-mailů – odložte 80%

     Ne všechny zprávy jsou stejně důležité. Miluji pravidlo 80/20, protože ho lze využít v každé oblasti našeho života. Včetně e-mailů. Pravidlem 80/20 je myšlenka, že 20% vstupů odpovídá za 80% výstupů v jakékoli situaci. Abychom byli efektivní, měli bychom se zaměřit na 20% vstupů, které vedou k 80% výstupů. Stejně tak bychom se měli zaměřit na 20% vysoce hodnotných e-mailů, které vedou k maximálnímu výkonu. Mých 20% jsou ty zprávy, které mi poskytují další možnosti v mé práci. Mohou to být obchodní příležitosti, rozšíření služeb pro mé klienty či další záležitosti, které vedou k mým 20% obchodních cílů. Dale do mých 20% patří zprávy, které posílají lidé, kteří investovali čas do mé práce (čtenáři, klienti, mentor). Nesmíme samozřejmě zapomenout i na osobní život, proto do kategorie 20% řadím korespondenci s rodinou a přáteli. Vše ostatní řadím do 80% pošty. Svým 20% dávám významnou prioritu. Obvykle na ně okamžitě odpovídám (zvláště pokud splňují pravidlo 1 minuty – tip č. 9). Pokud ne, zpracuji poštu během 1-3 dnů. U 80% pošty mi odpověď trvá déle, někdy dokonce ani neodpovím.

  4. Vytvořte si složku „Odpovědět do xx dne“

     Přemístěte e-mail, který vyžaduje vaši odpověď do složky „Odpovědět do xx dne“, kdy xx je den v týdnu. Každý týden jsem si vyhradila 3 dny, kdy na tyto zprávy odpovídám – úterý, čtvrtek a sobota. Tímto způsobem nejsem nucena okamžitě reagovat kdykoli obdržím poštu. Přečetla jsem si to, mám na paměti podstatu zprávy a budu o tom přemýšlet dokud nebude čas na odpověď.

  5. Uvědomte si, že nemusíte odpovídat na každý doručený e-mail

     Navzdory tomu co si myslíte a jaký jste typ člověka, tak opravdu nemusíte odpovídat na každou zprávu. V momentě, když žádnou zprávu nepošlete, může se i tato reakce považovat za odpověď. Jednoduše nemáte zájem nebo jste se na všem domluvili a není nutné to po páté potvrzovat. Odpovídejte v případě, kdy má vaše zpráva smysl a přidanou hodnotu. Spoustě lidem (dříve i mně) tyto zprávy ubírají mnoho času a na konec se třeba ani vy odpovědi nedočkáte.

  6. Vytvořte si šablony pro opakující se odpovědi

     Když si prohlédnete odeslanou poštu, zjistíte, že se vaše odpovědi často opakují. Doporučuji si tedy na tyto zprávy vytvořit šablony. Například 1.poděkování 2.zpětná vazba 3.domlouvání osobní schůzky (video call). 4. zaslání faktury/ nabídky/ objednávky/ prezentace atd. Navrhněte si koncept a před odeslání zprávu přizpůsobíte konkrétní situaci. Ušetří vám to spoustu času a nebudete nuceni psát celou zprávu od nuly.

  7. Přečtěte si pouze relevantní e-maily

     Asi jako každý, tak i já odebírám některé newslettery – lidé, kteří dělají podobnou práci, inspirace pro podnikání, blogy, osobní rozvoj nebo mé oblíbené plánování (diáře, kancelářské pomůcky atd.) Zprávy nečtu ihned, ale ani je nemažu. Místo toho jsem si nastavila složky, do kterých se mi jednotlivé oblasti automaticky archivují. A když na ně mám čas nebo hledám něco konkrétního, jdu pod jednotlivý štítek a mám vše pohromadě. Do jednotlivých složek si můžete vytvořit i podsložky, které dále dělíte dle potřeby. Ano mám asi 30 složek, ale za tu přehlednost a jednoduchost to stojí. Nemusíte číst každou doručenou poštu. Vybírejte si pouze to co je pro vás relevantní.

  8. Používejte filtry

     Filtr je velmi užitečný nástroj, který vám pomůže automaticky třídit poštu a vyhledat konkrétní e-mail. U filtru jsou většinou vyžadované alespoň dva parametry, podle který danou zprávu najdete. Škála je celkem široká a každý detail vám pomůže e-mail najít (od, komu, předmět, obsahující slovo, velikost, datum atd.) Můžete si následně filtr uložit pro opakované zadaní.

  9. Při odpovídání používejte pravidlo jedné minuty

     V případě, že zpracování odpovědi odhadujete na maximálně jednu minutu, tak na zprávu odpovězte ihned a následně ji archivujte. Nenechávejte zprávu v hlavním poštovním přehledu. Nebudete muset přemýšlet jestli je to vyřízené a nebude vás to odvádět od dalších záležitostí. Opravdu dbejte na to, aby odpověď netrvala déle než jednu minutu. Jinak samozřejmě toto pravidlo nemá tu správnou efektivitu a vy nad odpovědí můžete strávit i 10 minut. Takto vám systém pomůže v krátkém čase zpracovat co nejvíce zpráv.

  10. Zrušte (nemilosrdně) odběr všech newsletterů, které si nikdy nepřečtete

      Při brouzdání po webu se pravděpodobně přihlásíte k různým zpravodajům nebo si necháte zaslat výměnou za e-mail nějakou pomůcku nebo e-book. Postupem času už o dané téma ztratíte zájem a zprávy vás budou jen otravovat. Pokud tedy zaregistrujete, že opakovaně zprávy mažete aniž byste si ji přečetli, okamžitě se odhlaste z odběru. Většinou je interaktivní tlačítko umístěné na konci e-mailu skoro neviditelným písmem. 🙂

       

      Věřím, že vám alespoň trochu mé tipy pomohli si zorganizovat poštovní schránku a ušetřit tak váš čas a nervy.

      Pokud na vytvoření systému nemáte čas nebo si nebudete vědět rady, tak se kdykoli na mě obraťte a ráda vám pomohu. 🙂