Blog

V předchozích článcích jsem zmínila, co je důležité při výběru správné asistentky a v jakých oborech ji můžete využít. Dnes bych se ráda zaměřila na samotnou komunikaci a průběh spolupráce.

Dle mého je největší výhodou individuální přístup a nezávislost. Není nutné mít stanovené procesy. Většinou je klíčem k úspěchu vzájemná komunikace a aktivní přístup obou stran. Chceme přeci to samé, vidět za sebou dobře odvedenou práci a výhled prosperující budoucnosti.

Níže se můžete začíst do bodů a otázek, které si třeba i vy pokládáte při rozhodování, zda využívat služeb virtuální asistentky či ne.

• Kdy je ta pravá chvíle spolupracovat s VA?

Nejsnadnějším řešení, jak to zjistit je položit si pár jednoduchých otázek. Věnuji každou volnou chvíli povinné agendě, která mě nebaví? Jsem nucen pracovat i v době, kterou bych raději věnoval rodině, přátelům či koníčkům? Obtěžují mě rutinní záležitosti na úkor činnosti, které chci věnovat svou energii na 100%?

Odpověděli jste si pro sebe alespoň jednou ano? V tom případě je ta pravá chvíle využít služeb asistentky ihned. Z dlouhodobého hlediska není možné podobnou situaci udržet a postupem času se mohou objevit zdravotní komplikace nebo syndrom vyhoření.

Pokud v žádné podobné situaci nejste, ale plánujete například nové služby či projekty, které pro vás budou prioritou, je virtuální asistentka také řešení.

• Vyplatí se mi to finančně?

Vhodnější otázkou spíše bude, zda se mi vyplatí asistentka na HPP či virtuální asistentka. Klíčem k řešení je si nejprve uvědomit kolik práce chci na ni delegovat a zda mám prostředky na pokrytí výdajů.

Pokud se aktivitám, které vám ubírají čas věnujete vy sami více jak 30 hodin týdně, tak vhodná chvíle uvažovat o asistence na pracovní poměr. Jsou s tím ale logicky spojené výdaje, které musíte jako zaměstnavatel pokrýt – platby sociálního a zdravotního pojištění, pracovní pomůcky a prostředí (notebook, telefon, kancelář, vybavení atd.) či například zajistit si mzdovou účetní, pokud nejste v téhle oblasti expert.

Pokud se ale jedná o méně hodin a nebo se chcete vyvarovat zmíněným výdajům, tak je lepší řešení právě VA. Za odvedenou práci vám bude naúčtovaná pouze odpracovaná doba, kterou asistentka vykoná a ostatní výdaje si řeší sama.

• Platba paušálně vs hodinově?

Když jste se už rozhodli pro spolupráci s VA, tak je také důležité si nastavit způsoby ohodnocení. Jak jsem již zmínila, tak je velkou výhodou individuálnost. Některé asistentky vyžadují platbu předem za určenou výši odpracovaných hodin. Jiné naopak fakturují hodiny na konci měsíce včetně průběžného informováním klienta, kolik již hodin odpracovala, aby nebyl při platbě faktury překvapen.

Já osobně preferuji pozvolné „uvolňování“. 🙂 Při spolupráci s novým klientem na začátku preferuji platbu předem za určitý počet odpracovaných hodin (např. 5 nebo 10 hodin týdně). Proč? Budujeme si postupnou vzájemnou důvěru – klient zná předem cenu, kterou zaplatí; navzájem si vyzkoušíme jak pracujeme, jak budeme komunikovat a také například částka nebude tak vysoká, aby to bylo pro obě strany velké riziko.

Při vzájemné spokojenosti se můžou počty hodin navyšovat. Nebo při plánované dlouhodobé spolupráci se vyhotoví smlouva, kdy se bude již fakturovat například na konci měsíce za odpracované hodiny.

• Jak získám přehled o vypracovaných úkolech a o skutečném odpracovaném času?

Nejdříve bych ale ráda zmínila, že tak jako vy jste podnikatel či podnikatelka, tak i virtuální asistentka pracuje sama na sebe a značka je její jméno. Je proto důležité svou práci odvádět na 100% a nikdy není v jejím zájmu šidit svou práci.

Odpověď na otázku je ale velmi jednoduchá. Žijeme (naštěstí) v době informačních technologií a na každý úkon existují aplikace. Při zahájení práce stačí spustit program, který zaznamenává čas strávený u vypracování požadavku a zároveň slouží k zaznamenávání výkazu práce. Všechny tyto informace se mohou sdílet s další osobou a proto i vy získáte přehled v jaké fázi úkolu se aktuálně nachází. Já osobně pak přikládám vyexportované informace k faktuře, aby bylo vše transparentní a dohledatelné.

Mezi aplikace, které se k tomuto sledování používají patří například Toggl, Trello, Harvest, Asana a mnoho dalších, záleží pouze na Vašich potřebách či preferencí při ovládání aplikace.

• Co když nepoužívá stejné informační systémy a technologie?

Dle mého názoru je vše o zkušenostech a přístupu se učit nové věci. Já osobně miluji se učit orientovat v nových programech. Zkoumat nové funkce, možnosti, jak si zjednodušit a zefektivnit práci či jen změnit grafické zobrazení.

U specifických systémů s placenou licencí je možnost využívat jej na vícero zařízení, kdy k používání stačí pouze přihlašovací údaje. V jiných případech existují buď alternativy, které asistentka využívá nebo si sama (při dlouhodobé spolupráci) hradí licenci na vlastní náklady.

Zajímají vás další otázky nebo podněty k řešení, které vám brání využít služeb virtuální asistentky? Napište mi a osobně to probereme. 🙂